グループウェア刷新プロジェクト

2017年より小田急電鉄と一部グループ会社が利用していたグループウェア「DIO」が更新の時期となっていたことから、デジタル変革推進部内で次期グループウェアについての検討がスタートした。それは2020年9月のことだった。

当社が着目したのは、グループ会社が2020年6月より利用を開始しているグループウェア「G-DIO」だ。小田急電鉄とグループ会社間のやり取りは多く、これまでは違うグループウェアを利用していたことから都度メール等を用いて情報共有を行っていた。だがこの機会に同じグループウェアに統一すれば、情報共有の強化が図れると同時に運用負荷の低減も期待できる。また、G-DIOは、従来のオンプレミス（自社保有サーバー・ネットワーク）ではなく、インターネットを介したクラウドサービス。オンプレミスと異なり、ハードウェアやサーバー等の更新の必要がないため将来的な運用が容易であること、またクラウドサービス側で定期的に機能追加やバージョンアップが行われるところに大きなメリットがある。さらに、DX推進に伴うセキュリティ対策レベルの向上の必要性においても、常に一定以上のセキュリティが担保されるクラウドサービスにはアドバンテージがある。

次期グループウェアの最適解はG-DIO。そう確信し、DIOからG-DIOへの切り替えプロジェクトをスタート。ところが、ベンダー選定の段階で一つの問題にぶつかる。グループウェアの中でも多数の社内システムと連携し複雑な動きをしているID管理システムだけは、DIOのベンダーに一任せざるを得なかったのだ。またDIOで利用していたローコードアプリ（可能な限りプログラミングをせずにシステムを構築することができるアプリ）は社内で幅広く利用されていたため、そのままクラウドサービスへ移行する必要があり、クラウドサービス版のローコードアプリを提供するベンダーにも依頼する必要があった。そのためID管理システム以外のシステムを担うG-DIOを担当するベンダーと、DIOのベンダー、クラウドサービス版ローコードアプリを提供するベンダーの三つのベンダーと共にプロジェクトを進めていくことになった。ベンダーが複数であることにより、認識の齟齬が生まれやすい中、各ベンダーの意見を理解した上で、当社の達成目標実現に向けて、全体をまとめ、かつ認識を全社で合わせていくことは至難の業。そこで既存のDIOの機能を洗い出して、G-DIOのベンダーに伝え、認識を合わせていき、G-DIOのポータルサイト、チャット、メールなどの機能がどう変わるのか、一つずつイメージをつくっていった。

要件定義が終わったのは2022年春頃。この段階で徐々に始めたのは、G-DIOを使うことになる全社員へのDIO上でのG-DIOの周知だ。DIOからG-DIOに移行することでどう変わるのか？を理解してもらわなければ、せっかくの機能を利用してもらえず、当社がG-DIOで実現したいことも達成できない。2023年には、DIO上での周知に加え、各部署の代表向けの説明会、希望者を募っての説明会も開催。G-DIOへの社員の理解・浸透を図った。

インターネットのセキュリティ設定の調整やテストを経て、2023年2月にG-DIOを無事にリリース。しかし、DIOからG-DIOに移行することでインターネットのセキュリティ設定の追加が必要であったり、セキュリティを強化した影響で、ユーザーのスマートフォンでのアクセス設定手順が複雑になってしまったことなどに戸惑った社員が数多くいたことから、さらなる理解浸透のため、追加の社内説明会を実施。そこで再度、より実践に基づくフォローを行った。5月になると状況は落ち着き、その後、G-DIOのスムーズな利用が定着していった。

G-DIOを導入したことによる効果は計り知れない。クラウドサービスに変わったことで、グループ会社間だけでなく、外部企業と迅速に情報共有、コミュニケーションを取ることが可能になり、各部門における外部企業との「共創」を促進することができるようになったのはその一例。また、気軽に利用できるWeb会議機能などの充実により、本社の２拠点化への対応や、働き方改革の推進を実現している。今後、さらに機能を拡張し、さらなる情報共有や業務効率化、価値創造の支援などにもつなげていきたいと考えている。